A auditoria é indispensável na administração pública, uma vez que promove o bom uso dos recursos e evidencia a má utilização dos mesmos. A auditoria adequada do setor público promove a confiança das partes interessadas, fornecendo informações e avaliações independentes e objetivas a respeito de desvios dos padrões aceitos ou dos princípios de boa governança.
Dentro das diferentes fases do processo de trabalho de fiscalização (planejamento, execução e relatório), estão colocados princípios gerais que devem ser seguidos ao longo de todo este processo.
Tais princípios são colocados pelas Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público – NBASPs, publicadas pelo IRB, em especial na publicação Nível 2 “Princípios Fundamentais de Auditoria do Setor Público”, que estabelece os objetivos e o marco referencial das fiscalizações.
A documentação é um dos princípios gerais de auditoria do setor público, apresentada na NBASP 100 – Princípios Fundamentais de Auditoria do Setor Público. Para além do detalhamento e qualidade da documentação em si, estão colocados os Sistemas de fiscalização dos Tribunais de Contas brasileiros, que são desenvolvidos de modo a integrar os processos envolvidos, promovendo melhorias no planejamento e gestão, padronização do processo de trabalho, melhoria na comunicação entre os servidores, entre outros benefícios.
Recentemente divulgado, o Sistema Integra do TCE-PR atua como um bom exemplo de tais iniciativas. O TCE-PR está implantando o primeiro módulo do Sistema Integra, cujo objetivo é registrar o planejamento, a execução e o monitoramento das fiscalizações, de forma padronizada e alinhada com os processos de trabalho das unidades do Tribunal dedicadas ao controle externo do gasto público. Sob o comando da Coordenadoria Geral de Fiscalização (CGF), o sistema foi desenvolvido por uma equipe multidisciplinar que reúne diretamente 13 servidores, de sete unidades que atuam na fiscalização e da Diretoria de Tecnologia da formação (DTI).
O Integra será composto por três módulos principais: Planejamento, Execução e Monitoramento. O primeiro módulo, disponibilizado neste mês, é o de Planejamento (os outros dois ainda estão sendo desenvolvidos). O projeto para a criação do sistema foi instituído pela Portaria no 519/19. O trabalho foi iniciado em fevereiro de 2019 e continuou sendo executado no primeiro semestre deste ano, mesmo com os percalços gerados pela necessidade de distanciamento social e as novas demandas de trabalho impostas pela pandemia da Covid-19. A implantação do sistema completará um longo trabalho desenvolvido pelo Tribunal.
Em 2018, a CGF publicou a primeira edição do Manual de Padrões de Fiscalização. Atualmente na terceira versão, o documento formaliza as principais fases de um ciclo fiscalizatório, assim como os procedimentos mínimos e papéis de trabalho essenciais a cada uma delas. O manual está alinhado às Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público (NBasp), emitidas pelo Instituto Rui Barbosa (IRB) e oficialmente adotadas pelo TCEPR por meio da Resolução no 76/2020. O Integra foi concebido com base em tais regramentos, com a finalidade de automatizar o registro e o controle das fiscalizações realizadas nos âmbitos municipal e estadual, por coordenadorias e inspetorias, respectivamente. “Neste sentido, o lançamento do módulo de Planejamento vem coroar um esforço de longa data direcionado à padronização, unificação e profissionalização dos procedimentos de controle externo da Corte de Contas paranaense” afirma o analista de controle Alexandre Faila Coelho, gerente de Planejamento e Integração da CGF.
O novo sistema abarcará desde o Plano Anual de Fiscalização (PAF) e suas diretrizes específicas, passando pelo cadastro e controle das equipes de fiscalização, os estudos e diagnósticos preliminares, até o registro de questões, critérios e possíveis achados de cada demanda fiscalizatória. Assim, os servidores do Tribunal poderão se beneficiar desde já de estruturas padronizadas para registro e controle sistematizado e em tempo real, por exemplo, das Matrizes de Riscos, Matrizes de Planejamento e Formulários de Fiscalização de cada demanda fiscalizatória. Para isso, os integrantes da área de negócios do projeto Integra já têm acesso ao sistema para iniciar o cadastro do PAF e das demandas fiscalizatórias de 2020, com o objetivo de que o módulo de Planejamento se encontre plenamente operacional quando do seu lançamento oficial. Complementarmente, capacitações online abertas aos servidores das coordenadorias e inspetorias serão oferecidas em breve pela CGF e a Escola de Gestão Pública (EGP).
A criação de um sistema único de gerenciamento das fiscalizações atende uma aspiração antiga das unidades e equipes que desenvolvem a atividade-fim do Tribunal. “Até agora, cada área fazia seus próprios registros em planilhas e outros tipos de arquivos. As informações dos processos fiscalizatórios são registradas em diferentes plataformas”, informa o analista de controle Leandro Soares Costa servidor da Coordenadoria de Sistemas e Informações da Fiscalização (COSIF), gerente de Negócios do projeto que desenvolve o Sistema Integra. As auditorias, por exemplo, são registradas em repositório de documentos na plataforma SharePoint; parte das fiscalizações por Acompanhamento é registrada em planilhas e outra parte, no Sistema Gerenciador de Acompanhamento (SGA). Já as informações dos processos de Monitoramento são registradas em planilhas e em banco de dados no Microsoft Access. O Integra possibilitará a sistematização e a padronização dos processos de trabalho, registros de informações produzidas, e armazenamento de relatórios e documentos obtidos durante as fiscalizações feitas pelas coordenadorias e inspetorias. Alexandre Faila destaca que “O Integra vem coroar um esforço de longa data direcionado à padronização, unificação e profissionalização dos procedimentos de controle externo do Tribunal”
A unificação trará uma série de melhorias no planejamento e no gerenciamento das fiscalizações do Tribunal. Vai assegurar a padronização do processo de trabalho e das informações; melhorar a comunicação entre unidades e equipes; ampliar a transparência e a eficiência; reduzir custos, com a otimização na alocação de recursos; e diminuir o tempo de recuperação das informações. Também será possível oferecer aos técnicos mais segurança na execução das suas atividades, proporcionando maior profissionalismo nas ações realizadas, com o desenvolvimento de indicadores de fiscalização e de produtividade e a mensuração de seus benefícios para a sociedade.
Fonte: Instituto Rui Barbosa (IRB), com adaptações
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