Para entender melhor como funcionam as Unidades de Controle Interno (UCI) do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina, os auditores internos visitaram os órgãos e entidades da administração direta, autarquias e fundações para entrevistar os responsáveis que trabalham na área. Os dados avaliados referem-se globalmente à existência de responsável formalmente designado, percepção de gratificação, perfil da UCI (quantidade de servidores, grau de escolaridade e formação, nível de conhecimento nos temas de controle interno e formas de atuação), estrutura física e aderência às normas. O documento final é um raio-x completo do Sistema de Controle Interno Estadual com informações completas, incluindo as 28 Agências de Desenvolvimento Regional (ADR) do Governo do Estado.
Quando se trata do número de servidores, os auditores internos constataram que 82% das unidades são compostas por apenas um servidor. No geral, eles possuem um grau de escolaridade com formação de nível superior ou pós-graduação (88%), com destaque para os cursos de Administração, Ciências Contábeis, Direito e Economia (50%), seguidos por Pedagogia e demais cursos na área da Educação (37%). Além disso, das 90 unidades gestoras analisadas, apenas quatro não possuem portaria de designação formal do responsável pelo controle interno.
Por outro lado, apenas metade das unidades possui estrutura adequada, como equipamentos e softwares compatíveis ao trabalho. “Ressaltamos ainda a falta de local que possibilite uma comunicação com a privacidade mínima necessária ao desempenho das atividades”, reforça Cícero Alessandro Barbosa, gerente de Auditoria de Despesas de Custeio, unidade responsável pelo estudo dentro da Diretoria de Auditoria Geral (Diag). No cotidiano, a realidade é que em 41% dos servidores que trabalham nas unidades precisam dividir as tarefas de controle interno com outras atribuições. “Um dos motivos alegados referem-se à falta de pessoal qualificado para assumir o cargo de controle interno”, completa Barbosa ao lembrar que o Decreto nº 1.670/2013 preserva a segregação de funções, proibindo a dupla função.
Durante as entrevistas, os entrevistados tiveram a oportunidade de se autoavaliar com relação ao grau de conhecimento para a execução dos processos. A maior parte deles declarou ter um baixo domínio sobre Tomada de Contas Especial (procedimento para apurar omissões, irregularidades ou ilegalidades que possam causar danos ao erário). Mas, a maior parte deles se sente capacitado para tratar as demandas de transferência voluntária de recursos e com conhecimentos médios em licitações e contratos, despesas de custeio, patrimônio e gestão de pessoas.
Em nenhuma unidade foi constatado o cumprimento integral das normas que regem esta área no Estado. No Poder Executivo catarinense, o Sistema de Controle Interno foi instituído por meio da Lei Complementar nº 284/2005 e atualmente tem suas regras estabelecidas pela Lei Complementar nº 381/2007 e pelos decretos 2.056/2009 e 1.670/2013. Os motivos elencados para a falta de uma atuação efetiva são basicamente: falta de conhecimentos adequados; atividades paralelas em outras áreas; excesso de processos de prestação de contas e de admissões com exigência de pareceres pelo TCE/SC; interferência do gestor do órgão/entidade; falta de autonomia para o desempenho das funções; e rotatividade constante dos responsáveis.
Após as visitas, os auditores internos emitiram 35 Relatórios de Inspeção com o objetivo de apresentar um diagnóstico acerca de cada unidade de controle interno, para fins de aprimoramento e fortalecimento do respectivo sistema administrativo. Como resultado da análise global deste relatório, a DIAG planeja: implementar um programa de capacitações para atender às necessidades pontuais das UCIs; fortalecer a comunicação com as unidades, de modo a possibilitar aos responsáveis maior eficácia na atuação; e desenvolver ações de sensibilização junto aos gestores, de modo que a UCI seja uma estrutura cada vez mais valorizada.
O que é controle interno?
O controle interno é uma função administrativa, que busca ajudar o gestor público a agir com legalidade e em conformidade com a norma. É um auxílio para que a execução seja mais eficiente e que os resultados sejam revertidos em serviços prestados de forma mais adequada à sociedade.
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