Desde 01/01/2023, está em vigor a obrigatoriedade de utilização de softwares contábeis únicos e aderentes ao padrão mínimo de qualidade nacionalmente definido, no âmbito de cada ente da Federação, para fins de registro dos atos e fatos ocorridos nos respectivos Municípios, Estados, Distrito Federal e na própria União (a qual já adota o referido padrão há longas datas, com a implementação do SIAFI).
A Lei Complementar 156/2016 alterou a Lei de Responsabilidade Fiscal, inserindo o § 6º ao art. 48 do texto legal original. Esse parágrafo dispõe sobre a exigência de utilização de sistemas únicos de execução orçamentária e financeira, mantidos e gerenciados pelo Poder Executivo, por todos os Poderes de um mesmo Ente da Federação, resguardada a autonomia.
Posteriormente, com a edição do Decreto Federal 10.540, de 5/11/2020, foram detalhados os critérios que delineiam o chamado “padrão mínimo de qualidade” do Sistema Único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle – SIAFIC. Esse ato normativo definiu a data de 01/01/2023 como prazo para adoção do padrão de qualidade nele disposto por todos os Municípios e Estados brasileiros, além do Distrito Federal.
Com isso, todos os órgãos integrantes da estrutura administrativa de uma Prefeitura Municipal, por exemplo, além da própria Câmara de Vereadores local, devem utilizar um único software contábil para escrituração dos atos e fatos ocorridos no respectivo Ente Municipal.
Mas a utilização de um único software contábil pelo Ente Federado não implica no cumprimento automático de todos os requisitos estipulados pelo Decreto 10.540/20. Há diversos dispositivos relacionados a procedimentos contábeis, transparência da informação e tecnologia que também devem ser satisfeitos.
No quesito da contabilização propriamente dita, alguns dos requisitos de maior destaque são a obrigatoriedade de encerramento da movimentação contábil mensal até o dia 25 do mês subsequente ao de referência (ou seja, a contabilidade de janeiro de 2023 deve estar completamente encerrada até 25 de fevereiro de 2023, não sendo permitidos registros retroativos na competência de janeiro após essa data) e a vedação à exclusão lógica de registros previamente processados nos sistemas.
A possibilidade de identificação dos elementos objeto de registro é outro parâmetro de qualidade necessário na escrituração contábil. Exemplifica-se: ao registrar uma obrigação com terceiros (ou seja, o registro de um passivo), um dos elementos mínimos é a caracterização do credor, com sua individualização mediante inserção do código de CPF, CNPJ ou outro que possibilite sua identificação. Alguns sistemas contábeis utilizados no setor público brasileiro não possuem a funcionalidade do “conta-corrente contábil” (ou informação complementar), impedindo tal individualização.
No tocante à transparência, o padrão mínimo de qualidade do SIAFIC demanda a disponibilização das informações registradas no software contábil em até um dia útil após a sua inserção. São diversos dados associados à receita e despesa públicas, taxativamente descritos nos Incisos I e II do art. 8º do aludido Decreto 10.540/20.
Em relação à tecnologia da informação, o padrão de qualidade exige, entre outros, o controle de acesso de usuários baseados, minimamente, na segregação de funções de execução orçamentária e financeira (dissociando perfis de execução dos perfis de consulta), bem como a proibição de acesso de uma unidade gestora aos dados de outra. Assim, garante-se a autonomia administrativa e financeira, tão questionada ultimamente, sobretudo nas relações entre Poderes Executivo e Legislativo.
Descumprimento
A não observância dos requisitos contábeis, tecnológicos e de transparência da informação poderão resultar na aplicação da penalidade de que trata o inciso I do § 3º do art. 23 da Lei de Responsabilidade Fiscal, ou seja, na proibição de recebimento de transferências voluntárias repassadas pela União ao Ente infrator. É o que consta no Inciso XII, art. 2º, do Decreto Federal 10.540/20.
Além disso, caso os Poderes Legislativo e Judiciário, ou órgãos constitucionais autônomos se oponham a utilizar o software contábil gerenciado pelo Poder Executivo, os Tribunais de Contas, que são os responsáveis pela fiscalização do cumprimento do padrão de qualidade junto aos seus jurisdicionados, deverão sopesar tal infração quando da avaliação das contas anuais a eles encaminhadas, inclusive com a eventual apuração de responsabilidades individuais, para fins de aplicação de sanções.
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